Créer un nouveau projet et partager des données

Une fois la création de votre compte approuvée, vous pouvez commencer le processus de création d’un nouveau projet. ARCHIMEDES prend en charge trois types de partage de données :

• Données codées: les données doivent être accompagnées (i) d’une autorisation éthique et d’un consentement éclairé autorisant leur partage, (ii) d’une dérogation éthique à l’obligation de consentement éclairé, ou (iii) d’une autre autorisation légale. Tous les identifiants directs (par exemple, noms, numéros de sécurité sociale) doivent être supprimés et remplacés par un code unique avant le partage.

• Dépersonnalisation des données: les données peuvent être partagées si elles sont anonymisées (ou leur équivalent local). Cela implique que tous les identifiants directs et la plupart des identifiants indirects soient supprimés ou transformés afin de réduire le risque de réidentification à un niveau très faible, conformément aux normes reconnues et aux exigences juridiques et éthiques applicables.

• Données précliniques : les données peuvent être partagées si elles ne constituent pas, et n’ont jamais constitué, des données relatives à des participants à la recherche humaine, ni des données à caractère personnel identifiables, conformément aux exigences éthiques applicables en matière de recherche et aux lois sur la protection des données.
  ARCHIMEDES.

La création d’un nouveau projet comporte deux étapes principales : soumettre un Formulaire de Contribution de Données (DCF), puis créer un nouveau projet dans ARCHIMEDES.

Soumettre un Formulaire de Contribution de Données (DCF)

➡️ À partir du tableau de bord, accédez à Project Requests et cliquez sur Create New Project.

➡️ Une fenêtre Create New Project s’ouvrira et vous demandera de saisir le nom de l’étude ainsi que les informations du chercheur principal (CP).

ℹ️Note: Les informations du CP sont remplies automatiquement à partir des renseignements associés à son compte. Si elles sont incorrectes, vous pouvez les modifier dans la section « My Preferences », accessible sous votre nom.

➡️ Cliquez sur Next.

➡️ Acceptez les conditions d’utilisation des contributeurs de données (Data Contributor Terms of Use), puis cliquez sur Agree & Create New Project.

➡️ Le projet sera enregistré et une fenêtre de confirmation s’ouvrira, affichant un identifiant de demande (Request ID) unique ainsi qu’un lien permettant de remplir le Formulaire de Contribution de Données (DCF). Un courriel de confirmation contenant ces mêmes informations vous sera également envoyé.

➡️ Remplissez le Formulaire de Contribution de Données (DCF).

➡️ Envoyez le DCF au format PDF, accompagné des pièces justificatives demandées, au Bureau de conformité de l’accès aux données ARCHIMEDES (DACO) à l’adresse suivante : archimedes.daco@ottawaheart.ca.

➡️ La demande du nouveau project restera en attente jusqu’à ce que le DACO ajoute le formulaire de contribution de données (DCF) approuvé à la plateforme.

➡️ À partir du tableau de bord, vous pouvez suivre l’état de votre demande de projet dans la section Project Requests. Cliquez sur le statut pour afficher des informations supplémentaires.

➡️ Le statut d’approbation sera mis à jour dans les meilleurs délais.

➡️ Vous recevrez un courriel confirmant la création de votre projet ARCHIMEDES. Vous pourrez alors vous connecter à la plateforme pour accéder à votre projet.

➡️ Une fois le DCF approuvé par le DACO, cliquez sur le statut (DCF Approved), puis passez à l’étape suivante.

Créer un nouveau projet

Pour créer un nouveau projet, remplissez les sections ci-dessous avec les informations relatives à votre étude.

🗂️ Project information

Provide the required information about your study, including the study design, participant population, expected number of participants, participant groups, institutional and contact information, session details, and supporting documents (e.g., the study protocol).

💡Tip: a tooltip will appear when you hover over the icon

💡Tip: Health data may contain direct identifiers (e.g., names, health card numbers, exact addresses), indirect identifiers (e.g., date of birth, postal code, rare diagnoses), or embedded identifiers (e.g., metadata in imaging files or text within images). These elements must be carefully reviewed and either removed or modified to protect privacy.

➡️ According to ARCHIMEDES Data Submission, Date of Birth (DOB) is required as it supports data validation, structuring, and analysis (e.g., age consistency and longitudinal tracking). While the full format MM-DD-YYYY is preferred, users may alternatively provide MM-YYYY or YYYY when full DOB is not available or cannot be shared. If the year is not available, users may provide age only. In these cases, the system applies a default setting that calculates a standardized DOB based on the available information (month/year or age) to ensure consistency within the database structure, while still treating DOB as an indirect identifier and maintaining privacy protections.

💡Note: A ❌ indicates missing required information

You can either go back and complete the missing information or continue through the remaining steps to the Status page, where you will be prompted to complete it.

Once all required information has been provided, a ✅ will appear.

🔬 Data Types

Most studies include multiple data type. Select all that apply from the drop down menu.

Once you have selected all data types included in your project, you will have to complete a separate form for each one. The example below shows the Imaging form, which is required when Imaging is selected as a data type.

💡 The descriptions below provide examples of the types of data that may be collected, generated, or analyzed as part of your research.

🧠 Behavioural

• Participant actions, habits, or self-reported experiences
• Examples: surveys, questionnaires, cognitive tests, activity logs

🖼️ Imaging

• Visual or radiological data capturing anatomy or function
• Examples: MRI, CT scans, X-rays, ultrasound, PET scans

🧪 Biospecimen

• Biological samples collected for analysis
• Examples: blood, tissue, saliva, urine

🧬 -Omics

• Molecular or genomic data derived from DNA or RNA
• Examples: whole genome sequencing, genotyping, gene expression data

⌚🔄 Wearables and continuous monitoring

• Data collected over time via devices or sensors
• Examples: heart rate, sleep patterns, activity tracking from smartwatches or wearable sensors

📏 Other Measurements

• Additional clinical or physiological data not included above
• Examples: vital signs (blood pressure, temperature), lab results, height, weight

✅ Proceed to the next steps until Status is completed

⏳ Your project request is now under administrative review.

If additional information is required, the ARCHIMEDES team will contact you. Once approved, you will receive an email outlining the next steps.